Auch wenn die Steuergesetzgebung in der Vergangenheit bereits alle Unternehmen zu einer gewissenhaften E-Mail-Archivierung verpflichtet hat, handhaben Unmengen an Firmen dieses Thema immer noch unzureichend und verfügen über keine rechtsgültige Lösung. Welche Regeln es im Rahmen der E-Mail-Archivierung zu beachten gibt, lesen Sie im Folgenden.
1. Archivieren Sie jede E-Mail
Außer Kleinunternehmern sind alle Unternehmen zur Archivierung kompletter Geschäftskorrespondenzen verpflichtet. Optimal gilt eine Archivierung für zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres und eine anschließende automatische Löschung. Jegliche Art von Werbung wie Spammails oder Newsletter sowie Bewerbungsunterlagen sind von dieser Regelung ausgenommen.
2. Die Überwachung und Speicherung privater Mails ist grundsätzlich nicht gestattet. Ausnahme: Der jeweilige Mitarbeiter gibt sein Einverständnis.
Heutzutage gibt es kaum noch ein striktes Verbot bezüglich privater E-Mail Nutzung in Firmen. Geschuldet ist dies der Nutzung diverser Social Media Plattformen und der dadurch verschwimmenden Grenzen zwischen beruflich und privat. Nutzt man Facebook, Twitter und Co., weil man hier ein Unternehmensprofil verwalten möchte, steht man meist auch schon mit einem Bein im privaten Geschehen. Immerhin können geschäftliche, unternehmensbezogene Korrespondenzen manchmal auch das Kontaktieren einer privaten Person nötig machen. Um die unerlaubte Speicherung von privaten oder teils privaten Mails zu verhindern, besteht die Möglichkeit, jedem Mitarbeiter ein zweites E-Mail-Konto anzulegen oder die Verwendung von FreeMail Konten zu erlauben. So kann jeder Mitarbeiter eigenständig dafür sorgen, dass die über die privaten Accounts getätigten Mails kein Teil der Archivierungsroutine werden.
3. E-Mail-Archivierungssystem garantiert rechtskonformes Handeln
Ein professionelles und automatisiertes Archivierungssystem sorgt dafür, dass der Vorgang der E-Mail-Archivierung problemlos und fast wie von selbst abläuft. Allerdings unterscheidet ein solches Programm in seiner automatischen Wirkungsweise nicht. Unternehmen sollten daher genau festlegen, welche E-Mails es sicher zu archivieren gilt und ebenso, welche auf Grund des Datenschutzes umgehend gelöscht werden sollten.
4. Verpflichtung hin oder her: E-Mail-Archivierung ist sinnvoll!
Selbst wenn es von Gesetzes wegen her keine Verpflichtung bezüglich einer E-Mail-Archivierung gäbe: Sie ist durchaus sinnvoll und sollte daher in jedem Falle beherzigt werden. Verloren gegangene Daten lassen sich damit umgehend wiederherstellen und alle Mitarbeiter haben schnellen Zugriff auf Anhänge, Kalendereinträge – eben auf die gesamte Geschäftskorrespondenz.
Wenn auch Sie sich vollständig vor einem Datenverlust schützen und Ihren E-Mail-Server entlasten möchten, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Wir helfen Ihnen mit unserem MailStore Server, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, und bieten Ihnen eine sichere und unkomplizierte Archivierung.
