Das moderne Archivieren von Dokumenten

Das moderne Archivieren von Dokumenten

Jedes Unternehmen ist ausnahmslos dazu verpflichtet, seine Daten revisionssicher zu verwalten. Dazu ist ein leistungsstarkes und übersichtliches Dokumentenmanagementsystem (DMS) sinnvoll, welches die Arbeit erleichtert und die Verwaltung professionell und nachhaltig gestaltet.

Die notwendigen Funktionen wie scannen, archivieren und verwalten sollen im besten Falle komfortabel und mit wenigen Mausklicks realisierbar sein.

Die Funktionsweise eines DMS

Mit Hilfe einer intelligenten Vorlagenerkennung ermittelt ein gutes DMS die Zugehörigkeit eines einzupflegenden Dokumentes und legt die Dateien im Anschluss an der richtigen Stelle ab. Zuständige Mitarbeiter können diese dann weiterverwenden und den Arbeitsprozess fortsetzen.

Der Zugriff auf die eigenen Dokumente im Archiv kann plattform- und standortunabhängig via Desktop- oder Webclient stattfinden. Dank einer eingebauten Texterkennung und verschiedenen Suchfunktionen findet man Dokumente so schnell und einfach wie Informationen beim Googlen. Mit Hilfe einer Volltextsuche können Nutzer eines solchen DMS auch ein ganz bestimmtes Dokument nach Wunsch durchsuchen. Das zentrale Speichern aller Daten in einer zentralen Datenbank ist ebenfalls relevant. Ein gutes System arbeitet nicht nur revisionssicher, sondern beinhaltet auch ein professionelles Backup-System.

Unser Tipp: ecoDMS – Modernste Client-Server Technologie zu einem unschlagbaren Preis

Bei ecoDMS handelt es sich um eine Softwarekomponente, die einmalig auf einem zentralen Computer oder einer Server-Hardware installiert wird. Den ecoDMS Client und die Zusatzkomponenten kann man dann jedoch auf beliebig vielen, unterstützten Endgeräten installieren.

Ob Sie das System als Einzelplatzlösung oder als Netzwerklösung mit Zugriff von verschiedenen Endgeräten auf dem Server installieren, bleibt dabei ganz allein Ihnen überlassen.

Mit Hilfe der serviceorientierten Architektur lässt sich ecoDMS an bestehende IT-Infrastrukturen in einem Unternehmen flexibel anpassen. Als Unternehmen hat man damit die Möglichkeit, die Archivierungsprozesse genau mit den benötigten Strukturen, Konfigurationen und Berechtigungen zu versehen.

Bei der umfangreichen Anzahl an Mitbewerbern im DMS-Sektor hebt sich ecoDMS vor allen Dingen durch seinen Preis ab. Mit gerade einmal 75 Euro (zzgl. MwSt.) je Lizenz glänzt das in Aachen ansässige Unternehmen.

Wenn auch Sie auf der Suche nach einem DMS sind und sich weitergehend über ecoDMS informieren möchten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Ab sofort bieten wir zu diesem Thema auch regelmäßige Workshops für IT-Verantwortliche und Geschäftsführer an. Unser Vertriebsteam freut sich auf Ihre Anfrage unter vertrieb@levitech.de .