Modernes Archivieren von Dokumenten mit ecoDMS

Modernes Archivieren von Dokumenten mit ecoDMS

Jedes Unternehmen ist ausnahmslos dazu verpflichtet, seine Daten revisionssicher zu verwalten. Dazu ist ein leistungsstarkes und übersichtliches Dokumentenmanagementsystem (DMS) sinnvoll, welches die Arbeit erleichtert und die Verwaltung professionell und nachhaltig gestaltet. Die notwendigen Funktionen wie scannen, archivieren und verwalten sollen im besten Falle komfortabel und mit nur wenigen Mausklicks realisierbar sein.

Die Funktionsweise eines DMS
Mit Hilfe einer intelligenten Vorlagenerkennung ermittelt ein gutes DMS die Zugehörigkeit eines einzupflegenden Dokumentes und legt die Dateien im Anschluss an der richtigen Stelle ab. Zuständige Mitarbeiter können diese dann weiterverwenden.

Der Zugriff auf die eigenen Dokumente im Archiv kann plattform- und standortunabhängig via Desktop- oder Webclient stattfinden. Dank einer eingebauten Texterkennung und verschiedenen Suchfunktionen findet man Dokumente so schnell und einfach wie Informationen beim Googlen. Mit Hilfe einer Volltextsuche können Nutzer eines solchen DMS auch ein ganz bestimmtes Dokument nach Wunsch durchsuchen.

Das Speichern aller Daten in einer zentralen Datenbank ist ebenfalls relevant. Ein gutes System arbeitet nicht nur revisionssicher, sondern beinhaltet auch ein professionelles Backup-System.

Unser Tipp: ecoDMS
Modernste Client-Server Technologie zu unschlagbarem Preis
Bei ecoDMS handelt es sich um eine Softwarekomponente, die einmalig auf einem zentralen Computer oder einer Server-Hardware installiert wird. Den ecoDMS Client und die Zusatzkomponenten kann man dann jedoch auf beliebig vielen, unterstützten Endgeräten installieren.

Ob Sie das System als Einzelplatzlösung oder als Netzwerklösung mit Zugriff von verschiedenen Endgeräten auf dem Server installieren, bleibt dabei ganz allein Ihnen überlassen. Letztere Variante ist vor allen Dingen in Zeiten wie diesen, in denen Homeoffice vielerorts dominiert, eine sinnvolle Funktion um seiner Arbeit auch fern vom eigentlichen Wirkungsplatz effektiv nachkommen zu können.

Mit Hilfe der serviceorientierten Architektur lässt sich ecoDMS an bestehende IT-Infrastrukturen in einem Unternehmen flexibel anpassen. Als Unternehmen hat man damit die Möglichkeit, die Archivierungsprozesse genau mit den benötigten Strukturen, Konfigurationen und Berechtigungen zu versehen.

Bei der umfangreichen Anzahl an Mitbewerbern im DMS-Sektor hebt sich ecoDMS vor allen Dingen durch seinen Preis ab. Mit gerade einmal 75 Euro (zzgl. MwSt.) je Lizenz glänzt das in Aachen ansässige Unternehmen.

Wenn Sie sich weitergehend über ecoDMS informieren möchten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Sobald sich die aktuelle Situation entspannt hat, werden wir zu diesem Thema auch wieder regelmäßige Workshops für IT-Verantwortliche und Geschäftsführer anbieten. Seien Sie gewiss: Wir werden Sie rechtzeitig über neue Termine informieren.