Immer wieder kursieren die seltsamsten Behauptungen und Gerüchte rund um das Thema E-Mail-Archivierung. Die fünf bekanntesten Irrtümer möchten wir euch einmal vorstellen – und auch verraten, was dahintersteckt!
Irrtum Nr. 1: Für die Steuer werden nur Rechnungen benötigt.
Nach den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD), ist ein Unternehmen dazu verpflichtet, alle erdenklichen, relevanten Geschäftsprozesse zu archivieren – und eben nicht nur die Rechnungen! Das fängt bei der Angebotsanfrage an, geht über die Auftragserteilung und hört erst bei der Rückabwicklung auf. Wenn diese Dokumente per E-Mail versendet wurden, sind auch diese Mails aufzubewahren.
Irrtum Nr. 2: Wichtige E-Mails kann man einfach ausdrucken
Druckt man etwas aus, erstellt man automatisch eine Kopie. Nach GoBD dürfen jedoch nur Originalformate verwendet werden. Ist die E-Mail also das Originalformat, so gilt es auch genau diese sicher und rechts konform aufzubewahren.
Irrtum Nr. 3: Nur große Unternehmen sind zur E-Mail-Archivierung verpflichtet
Falsch! Eine Aufbewahrungspflicht ist nicht an eine Unternehmensgröße gebunden. Selbst Einzelunternehmen unterliegen dieser Verwaltungsvorschrift. Kommt man ihr nicht nach, riskiert man eine Verletzung der Buchhaltungspflicht.
Irrtum Nr. 4: Bei Backups sind Archivierungen unnötig
Auch das ist nicht richtig! Normalerweise werden Backups einmal täglich durchgeführt. Inhalte, die also in der Zwischenzeit verändert, hinzugefügt oder gelöscht wurden, sind im Backup nicht mehr enthalten. Um rechtssicher zu agieren, reicht ein einfaches Backup allein also nicht aus und sollte um eine Archivierungslösung ergänzt werden.
Irrtum Nr. 5: Datenschutz und E-Mail-Archivierung: Zwei verschiedene Paar Schuhe!
Die Themen E-Mail-Archivierung und Datenschutz können durchaus Hand in Hand gehen. Dabei ist es jedoch wichtig zu beachten, dass E-Mails, die personenbezogene Daten enthalten und die nicht mehr bearbeitet werden, gesondert behandelt werden müssen. Eine Lösung kann hier das regelbasierte Löschen sein. So können E-Mails gezielt ausgewählt und nach einem bestimmten Zeitraum automatisch gelöscht werden.
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