Die erste Wahl, wenn es um Mails geht: Was Microsoft Outlook so beliebt macht

Outlook

Sobald es um E-Mails geht, ist Outlook aus der Computerwelt nicht zu ignorieren. Mit der Computersoftware aus dem Hause Microsoft lassen sich Mails empfangen, versenden sowie übersichtlich ordnen, sodass man stets den Gesamtüberblick über den elektronischen Posteingang behält. Obendrein lassen sich in Outlook Termine einstellen, Besprechungen organisieren und Kalender von anderen einsehen – mit Outlook ist sehr viel ausführbar, was nötig ist, um eigene Termine wie auch elektronische Post effizient zu verwalten und im Auge zu bewahren. Die Computersoftware unterstützt dabei, über die bedeutendsten Nachrichten und Termine up-to-date zu sein – und dies sowohl im privaten als auch im Business-Umfeld.

„Das Pferd frisst keinen Gurkensalat“, waren die ersten Worte, welche jemals am Telefon gesprochen wurden. Was der Text der ersten Mail war, weiß man unglücklicherweise nicht mehr so genau – der Erfinder Ray Tomlinson dachte in dem Moment nicht im Traum an die Tatsache, dass Jahre später Millionen von diesen elektronischen Nachrichten vom einen Ende ans andere Ende der Welt geschickt werden würden. Dessen Idee war: Am Anfang würde der Name desjenigen sein, für den die Post gedacht ist. Rückseitig soll der Name des PCs sein, der die Mail annimmt. Um diese zwei Teile miteinander zu vereinen wie auch zugleich klar voneinander zu trennen, musste ein Zeichen her, welches es auf jeglicher Tastatur gibt, das aber in keinem Namen beinhaltet ist – weder in Vor- und Nachnamen, noch in Firmennamen. Also kamen weder Buchstaben noch Zahlen in Frage.

Somit wurde im Jahr 1971 das @-Zeichen vom Forscher Ray Tomlinson als zentrales Element der E-Mail-Kommunikation geboren, das aus dem gegenwärtigen Alltag nicht mehr zu ignorieren ist. Die erste E-Mail-Adresse der Welt lautete übrigens tomlinson@bbntenexa – dazumal noch ohne eine Endung wie .com oder .de (https://www.stern.de/digital/online/internetgeschichte-es-war-einmal—-die-erste-e-mail-3325640.html). Der Erfinder hatte damit eine bahnbrechende moderne Form der Kommunikation erschaffen. Aber bis die allererste E-Mail auch in Deutschland ankam, dauerte dies noch mehr als zehn Jahre: Erst 1984, was aus heutiger Perspektive gewiss noch gar nicht so lange her wirkt, wurde die allererste E-Mail in Deutschland empfangen. Empfänger: rotert@germany – ein Wissenschaftler von der Uni Karlsruhe, der eine Grußbotschaft von einer amerikanischen Kollegin bekam.

Einstmals war die E-Mail-Verständigung noch etwas, das bloß von Wissenschaftlern verwendet wurde. Ungefähr 20 Jahre nachher hat selbige Einzug in nahezu jedermanns Haushalt und jede Firma gehalten. Inzwischen verschickt und empfängt quasi jeder elektronische Post – im Jahr 2020 lag die Quote der Deutschen, die via Mail über das Internet kommunizieren bei ungefähr 87 Prozent (https://de.statista.com/statistik/daten/studie/204272/umfrage/nutzung-des-internets-fuer-versenden-empfangen-von-e-mails-in-deutschland/). Doch nicht nur fast jeder verwendet diese Art der Verständigung, sondern auch die hohe Menge an E-Mails, welche verschickt und empfangen werden, ist ganz und gar beachtlich: Fachkundigen Einschätzungen zufolge werden im Jahr 2022 summa summarum auf der ganzen Welt 333 Mrd. E-Mails verschickt werden (https://de.statista.com/statistik/daten/studie/252278/umfrage/prognose-zur-zahl-der-taeglich-versendeter-e-mails-weltweit/). Oder um es in Ziffern auszudrücken: 333.000.0000.000 – ganz schön viele Nullen. Die Mail ist also aus unserem Leben keinesfalls mehr wegzudenken. Desto wichtiger, dass deren Erstellung wie auch das Empfangen dieses so zentralen Kommunikationsmittels für uns einfach funktioniert.

Was kann der Mailclient Outlook neben Mails noch?

Das Programm Outlook (https://outlook.live.com/owa/) aus dem Hause Microsoft ist eine der führenden Lösungen global, um Mails zu verschicken und zu empfangen. Zusätzlich zu den Mailfunktionen bewährt sich Outlook indes auch zum Organisieren von Terminen, Leistungen, Kontakten sowie Anmerkungen. Outlook ist Element des Microsoft-Office-Pakets und nicht bloß für das Betriebssystem Windows, doch gleichfalls für macOS verfügbar. Zusätzlich gibt es Outlook-Apps für Android wie auch iOS sowie einen Browser-Zugang, den Outlook Web Access (OWA).

Zusammengefasst verfügt Outlook über folgende Features:
• Mail: Senden, Empfangen sowie Verwalten von E-Mails inkl. Verschlüsselung von Daten.
• Kalender: Administration und Planung von Termine, Besprechungen und Events.
• Suche: Wiederfinden von Mails, Dokumenten und anderen Informationen in Sekundenschnelle.
• Personen: Übersicht von Informationen zu Kontakten, sobald man mit der Maus auf einen Namen zeigt.
• Aufgaben: Verwaltung, Erstellung und Priorisierung von Aufgaben mit ‚Microsoft To Do‘ (https://todo.microsoft.com/tasks).

Apropos: Outlook ist primär der Client zum so bezeichneten Exchange Server – einer von mehreren Unternehmen eingesetzten Server-Infrastruktur für die zentrale Ablage und Verwaltung von Mails und Co. Outlook ist jedoch auch separat vom Einsatz eines Exchange-Servers verwendbar.

Outlook optimiert mit dem Microsoft-365-Abonnement

Mit einem Microsoft 365-Abonnement benutzen Outlook-Anwender sämtliche Premium-Vorteile der Computersoftware (https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/outlook/outlook-personal-email-plans?market=de). Welche weiteren Features das sind? Wir sagen es Ihnen!

Zunächst einmal verwenden Microsoft 365-Nutzer das Programm werbefrei – eine wichtige Sache, um im Arbeitsalltag fokussiert bleiben zu können. Ferner profitieren sie von optimierten Sicherheitsfunktionen wie der automatischen Abschaltung unsicherer Links. Bedeutet: Outlook sieht verdächtige Links in E-Mails, bei welchen es sich um Phishing oder Spam handeln könnte und zeigt bei einem Mausklick auf einen derartigen Link einen Warnhinweis an. Potentielle Viren, welche sich im Anhang einer Mail befinden können, werden von Outlook beseitigt, auf dass sie gar nicht mehr erst im Posteingang landen und Probleme verursachen können. Darüber hinaus profitieren Microsoft 365-Kunden durch deutlich mehr Cloud-Speicher, dem Ransomware-Schutz auf OneDrive sowie einer Nachrichtenverschlüsselung auf alle Daten im Postfach – egal, ob im Posteingang oder bei den gesendeten Mails.

Tipps & Tricks: So lässt es sich besser arbeiten mit Outlook

In inländischen Firmen ist Outlook als Mail-Client stark verbreitet. Für Viele ist es am Morgen das erste Programm, welches sie aufmachen und abends das letzte, welches sie vor Arbeitsende zumachen. Da derart viele Menschen tagtäglich mit diesem Mail- und Kalender-Tool arbeiten, wird es Zeit für einige Empfehlungen und Techniken, die das Arbeiten mit Outlook erleichtern, einem Zeit sparen oder einfach helfen, den Posteingang besser im Blick zu haben. Hier sind 5 absolut tolle Outlook-Ratschläge, welche jeder Anwender kennen muss:

1. Kalender teilen: Wer effizient zusammen im Team arbeiten will, der sollte nachvollziehen, wann wer disponibel ist, wann Projektteam A wo seine Konferenz hat und an welchem Tag der Kunde für die Endkontrolle vorbeikommt. All das und noch einiges mehr lässt sich in Outlook über das Teilen von Kalendern bewerkstelligen. Hierbei lässt sich in Outlook einstellen, was man aus seinem eigenen Kalender mit wem teilen will – so kann man frei festlegen, inwiefern man alles teilen will oder beispielsweise nur den Namen oder Ort des Termins. Tipp: Durch unterschiedliche farbliche Markierungen behält man mühelos den Gesamtüberblick über unterschiedliche Kalender weiterer Personen sowie auch den persönlichen Terminen.

2. Schneller arbeiten dank Tastenkürzeln: Wie bei jeder Microsoft-Software verhelfen Tastaturkürzel zu deutlich mehr Wirtschaftlichkeit beim Arbeiten. Anstelle von langem Suchen und Klicken kann man problemlos einige Shortcuts verwenden und so reichlich Zeit einsparen. Man braucht diese bloß kennen… Hier die wesentlichsten Tastenkombinationen für Outlook: Mit Strg + 1, Strg + 2 und Strg + 3 kann man zwischen den Ansichten E-Mails (1), Kalender (2) plus Kontakte (3) hin- und herwechseln. Mittels Strg + F (Forward) lässt sich eine Mail schnell weiterleiten. Eine neue Mail kann man via Strg + N (New) erstellen.

3. Posteingang mit Relevanz: Dieser Tipp richtet sich an alle Nutzer der Outlook-App. Microsoft hält für die mobilen Nutzungen ein sehr hilfreiches Feature verfügbar, mit dem Ziel, den Posteingang auf dem Smartphone automatisch nach wichtigen und nicht relevanten Mails zu sortieren – so sieht man unterwegs bloß das, was man auch wirklich sehen sollte. Dazu einfach zwei Posteingänge anlegen: „Relevant“ und „Sonstige“. Damit Outlook die Mails selbst richtig zuordnen kann, ist es ratsam, am Anfang über die Einstellung „Immer in ‚Relevant‘ verschieben“ (bzw. immer in ‚Sonstiges‘), den Algorithmus anzutrainieren. Je öfter man den „Posteingang mit Relevanz“ nutzt, desto rascher lernt Outlook hinzu.

4. Individuelle Regeln erstellen: Wissen Sie, dass man in Outlook sogenannte Regularien erstellen kann? So lassen sich Routineaufgaben automatisieren. Z. B. könnte man eine Regel generieren, welche alle eintreffenden E-Mails, bei welchen im Betreff „Rechnung“ steht, in den Ordner „Buchhaltung“ schiebt. Auf diese Weise spart man sich das immer von Hand machen zu müssen.

5. Auszeiten dank „Nicht stören“: Im (Arbeits-) Alltag sind wir es gewohnt, dass allerorts ständig Nachrichten aufpoppen, verschiedenste Töne uns News oder eingehende Anrufe ankündigen und kleine Ziffern für ungelesene Nachrichten unseren Fokus auf sich ziehen. Für unser Gehirn ist das reiner Stress. Umso wichtiger, zwischenzeitlich mal wirklich abzuschalten. Um die Auszeiten nach Feierabend oder am Wochenende wirklich nutzen zu können, ist es empfehlenswert, in der Outlook App auf dem Handy mit der „Nicht stören“-Funktion einfach mal für Funkstille zu sorgen. So hat man nach Feierband oder am Wochenende mal wirklich Auszeit von den ganzen Pop-up- wie auch Push-Benachrichtigungen ….

Möchten Sie mehr zu Microsoft Outlook im Unternehmenseinsatz erfahren, dann kontaktieren Sie uns gerne.