Microsoft SharePoint ist eine webbasierte Zusammenarbeits- wie auch Dokumentenmanagementplattform, welche von Microsoft erschaffen wurde. Sie wird von Firmen unterschiedlicher Größenordnung benutzt – von kleinen über mittelständische Unternehmen bis hin zu Konzernen – und bringt eine Reihe von Features wie Dokumentenablage sowie -Freigabe, Diskussionsforen, Weblogs, Wikis, Kalender sowie Aufgabenverwaltung. Was exakt SharePoint ist und für wen sich diese Lösung lohnt, nehmen wir in diesem Blog-Beitrag genauer unter die Lupe.
Die Lösung SharePoint aus dem Hause Microsoft (SharePoint – Microsoft) wurde im Jahr 2001 als innere Collaboration-Plattform für Microsoft entwickelt und ist seit 2003 als Bestandteil des Microsoft Office-Systems verfügbar. SharePoint ist eine Plattform, welche Unternehmen selbst gestalten und warten können. In einer SharePoint-Umgebung werden Beiträge wie Dateien, Webseiten, Dokumente oder Informationen gespeichert und gemeinsam verwendet. Die Plattform selbst kann intern oder extern (oder eine Kombination aus beidem) gebraucht werden.
SharePoint kann entweder als webbasierte Anwendung im Kontext einer Software-as-a-Service Leistung (SaaS) bereitgestellt werden oder als On-Premise-Variante auf einem eigenen Server oder in einer eigenen Cloud gehostet werden. Details zu den gegenwärtigen Plänen & Kosten sind an dieser Stelle zu finden: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/sharepoint/compare-sharepoint-plans?market=de
So lässt sich der SharePoint nutzen
Microsoft SharePoint als internetbasiertes Zusammenarbeitstool kann von Unternehmen aller Größen genutzt werden. Es gestattet es, Unterlagen, Dokumente und Dateien zu erzeugen, zu editieren wie auch abzuspeichern.
Die Software wurde ursprünglich entworfen, um Intranets zu erstellen, doch in der Zwischenzeit wird diese ebenfalls für Extranets sowie Intranet-Websites gebraucht. Darüber hinaus können Benutzer mithilfe von SharePoint auch an Online-Konferenzen teilnehmen sowie Dokumente gemeinsam bearbeiten, was die Teamarbeit optimiert und vereinfacht. Mit der Suchfunktion lassen sich im SharePoint rasch sowie mühelos relevante Infos finden – ganz gleich, ob es sich um eine bestimmte Datei, ein Schreiben oder aber einen Webseiten-Link dreht.
SharePoint kann zudem für eine Vielzahl von weiteren Angelegenheiten verwendet werden, wie etwa der Automatisierung von Arbeitsabläufen oder einem Dokumentenmanagement, einer Aufgabenverwaltung sowie Planung.
Die größte Stärke von SharePoint ist trotz dem in den letzten Jahren stark gestiegenem Funktionsumfang immer noch das Anlegen von Intranets plus vergleichbaren Angeboten wie Wikis, Blogs, Foren und allem, was hierzu gehört (Benutzerprofile, Kommentare etc.).
Kurzum: SharePoint ist eine leistungsstarke Plattform, die Unternehmen dabei hilft, Inhalte und Dokumente effektiv zu verwalten wie auch zu teilen.
Die zentralen Funktionen von SharePoint zusammengefasst:
- Unternehmensprozesse automatisieren
- Daten sichern, teilen sowie gemeinsam bearbeiten
- Themenbasierte Dokumentenbibliotheken erzeugen
- Infos in Art von Blog, Intranet, Wiki & Co. bereitstellen#
- Integration in andere Microsoft-Office-Anwendungen
SharePoint – das Informations- & Nachrichtenportal
Wie wir jetzt wissen, erlaubt SharePoint es den Benutzern, Inhalte zu erstellen, zu organisieren und gemeinsam zu benutzen. Die Plattform bietet eine relevante Stelle, an der Teams Informationen austauschen und an Projekten arbeiten können. Nutzt man SharePoint als Intranet, optimiert das die Kommunikation und bietet zusätzlich die Möglichkeit, Wissen innerhalb des Unternehmens flink, effektiv sowie nachhaltig weiterzugeben.
Hiermit bringt der SharePoint viele Vorteile für Unternehmen, darunter:
- Verbesserte Teamarbeit und Interaktion
- Höhere Effizienz
- Flexible und anpassbare Lösung
- Verbesserte Dokumentenverwaltung
- Erhöhte Sicherheit und Kontrolle
Sicherheit geht vor: So machen Sie Ihren SharePoint sicher
Die Sicherheit Ihrer Daten ist von entscheidender Bedeutsamkeit. Insbesondere, wenn Sie ein kleines oder mittleres Unternehmen sind, sind Informationen vermutlich Ihr größtes Gut. Alle Daten, die Sie in SharePoint abspeichern, sind die Grundlage Ihres Unternehmens, und wenn Sie jene einbüßen, haben Sie möglicherweise keine Chance, diese wiederherzustellen – die Plattform muss daher in jedem Fall geschützt sein! Es darf nichts verschollen gehen und unbefugte Zugriffe sollten vermieden werden.
SharePoint bringt eine Vielzahl von Sicherheitsfunktionen, die hierfür sorgen, dass Ihre Daten sicher sind – egal, ob Sie jene in der Cloud abspeichern oder auf Ihrem lokalen Netzwerk. Um mögliche Sicherheitslücken zu unterbinden, raten wir die folgenden Mittel:
- Zwei-Faktor-Authentifizierung für den Login zu SharePoint
- Administrator-Konten besonders schützen
- Berechtigungen aufmerksam vergeben
- Voreingestellte Sicherheitsrichtlinien in SharePoint benutzen
- Mitarbeiterschulung im Bereich Datenschutz
- Leitfaden für die externe Freigabe anlegen
- Externe SharePoint-Nutzer am besten umgehen und bei Nutzung kontrollieren
Wenn Sie Microsoft SharePoint in Ihrer Firma benutzen wollen, kontaktieren Sie uns: Wir helfen Ihnen bei der Umsetzung und der SharePoint-Integration in die für Sie wichtigen Microsoft-Produkte. Wir beraten Sie auch, welche Art der Bereitstellung von Microsoft SharePoint für Sie die richtige Wahl ist: Microsoft SharePoint Server (On-Premise) oder aber doch Microsoft SharePoint Online (Office 365)?
